Política de Privacidade

1. Quem somos e escopo desta política

O ClinicBot é uma plataforma de software como serviço (SaaS) que permite a clínicas e consultórios médicos atender pacientes via WhatsApp de forma automatizada: agendamento, confirmação e remarcação de consultas, lembretes e triagem de mensagens.

Esta política se aplica ao uso da plataforma pelas clínicas contratantes e ao tratamento de dados de pacientes que conversam com o assistente virtual das clínicas por meio da nossa infraestrutura. Ela também cobre os dados de cadastro dos profissionais e clínicas que contratam o serviço.

2. Papéis na LGPD: controlador e operador

Nos termos da LGPD, em relação aos dados pessoais dos pacientes tratados durante as conversas:

• O médico ou a clínica contratante é o controlador dos dados pessoais dos pacientes, inclusive dos dados de saúde. É a clínica quem decide as finalidades do tratamento, mantém o prontuário eletrônico e detém a relação assistencial com o paciente.
• A Sagan Labs (ClinicBot) atua como operadora: processa dados pessoais em nome e por instrução da clínica contratante, exclusivamente para viabilizar a comunicação automatizada com os pacientes.

Em relação aos dados de cadastro das clínicas e dos profissionais que contratam o serviço (nome, e-mail, dados de faturamento), a Sagan Labs é a controladora.

3. Quais dados tratamos e como os armazenamos

Nosso princípio de arquitetura é a minimização: a plataforma armazena o necessário para o atendimento e o registro operacional da clínica, sem constituir base própria de dados de prontuário.

• Conteúdo das conversas: armazenado por até 90 dias. As mensagens trocadas entre paciente e assistente virtual (texto e um rótulo para anexos como imagem, áudio ou documento, nunca o arquivo em si) ficam disponíveis à equipe da clínica pelo portal e são eliminadas automaticamente após o período de retenção. Além disso, um buffer transiente de processamento mantém o contexto imediato da conversa e é eliminado em até 24 horas.
• Dados de saúde: permanecem no prontuário do médico. Informações clínicas, históricos e prescrições residem no sistema de prontuário eletrônico da clínica (controladora). A plataforma não copia nem retém esses dados.
• Dados de contato em trânsito: número de telefone e nome do paciente no WhatsApp são processados para rotear mensagens, identificar a conversa e executar as ações solicitadas (por exemplo, agendar uma consulta).
• Metadados operacionais: retidos. Registros técnicos sem conteúdo médico sensível — como data e hora de mensagens, status de entrega, eventos de agendamento e métricas de uso — são mantidos para operar, faturar, auditar e melhorar o serviço.
• Dados de cadastro das clínicas: nome do responsável, e-mail, telefone, dados da clínica e informações de faturamento, fornecidos na contratação.

4. Finalidades e bases legais

• Prestação do serviço contratado (execução de contrato, art. 7º, V da LGPD): rotear mensagens, agendar consultas e operar o assistente virtual em nome da clínica.
• Cumprimento de obrigações legais e regulatórias (art. 7º, II): retenção de registros fiscais e de faturamento.
• Legítimo interesse (art. 7º, IX): segurança da plataforma, prevenção a fraudes e melhoria do serviço com base em metadados operacionais agregados.
• Consentimento (art. 7º, I): o assistente se identifica como virtual ao atender o paciente. Um aviso automático sobre como os dados são tratados, exibido no início de cada conversa, está em implantação; até lá, essas informações estão disponíveis nesta política e com a clínica responsável.

5. Retenção e eliminação

• Conteúdo das conversas: armazenado por até 90 dias e então eliminado automaticamente.
• Registro de contatos: mantido pela clínica como registro de atendimento até que ela solicite a exclusão.
• Buffer de conversa: eliminado automaticamente em até 24 horas após a última interação.
• Metadados operacionais: retidos pelo período necessário à operação, auditoria e faturamento do serviço, e eliminados ou anonimizados quando deixarem de ser necessários.
• Dados de cadastro: mantidos enquanto durar a relação contratual e pelos prazos legais aplicáveis após o encerramento.

6. Direitos do titular

Nos termos do art. 18 da LGPD, você pode solicitar, entre outros: confirmação da existência de tratamento, acesso aos seus dados, correção de dados incompletos ou desatualizados, eliminação de dados tratados com base em consentimento, portabilidade e informação sobre compartilhamentos.

Como a plataforma atua como operadora, pedidos relativos a dados de saúde e ao prontuário devem ser dirigidos à clínica (controladora). Ainda assim, você pode nos contatar pelo canal abaixo: encaminharemos sua solicitação à clínica responsável ou a atenderemos diretamente quando formos os controladores.

Canal de atendimento ao titular: contato@saganlabs.ai

7. Cookies e analytics

No momento, utilizamos somente cookies essenciais, necessários para autenticação e funcionamento do portal. Não utilizamos cookies de publicidade nem ferramentas de analytics de terceiros que rastreiem visitantes. Caso isso mude, esta política será atualizada e, quando exigido, solicitaremos consentimento.

8. Transferência internacional de dados

A plataforma é hospedada na infraestrutura do Google Cloud, com processamento e armazenamento realizados em data centers localizados nos Estados Unidos. Essa transferência internacional de dados ocorre com salvaguardas adequadas nos termos do art. 33 da LGPD, como cláusulas contratuais padrão e certificações do provedor de infraestrutura, além de criptografia em trânsito e controle de acesso. Caso a hospedagem passe a ocorrer em região brasileira, esta política será atualizada.

9. Segurança da informação

Adotamos medidas técnicas e organizacionais compatíveis com o estado da técnica, incluindo criptografia em trânsito, controle de acesso por perfil, isolamento de dados entre clínicas contratantes e eliminação automática do buffer de conversas. Nenhum sistema é infalível; em caso de incidente de segurança com risco relevante aos titulares, comunicaremos a clínica controladora e, quando aplicável, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

10. Encarregado (DPO) e contato

Encarregado pelo tratamento de dados pessoais (DPO): a designar. Durante o período beta, as comunicações sobre proteção de dados devem ser dirigidas a contato@saganlabs.ai.

11. Alterações desta política

Esta política pode ser atualizada para refletir mudanças no serviço ou na legislação. A versão vigente estará sempre publicada nesta página, com a data de última atualização indicada no topo. Alterações relevantes serão comunicadas às clínicas contratantes.